Cómo pedir una oferta de motor eléctrico: una respuesta clara y comparable a la primera

Un lunes por la mañana, un comprador pide a tres proveedores «precio de 4 motores de 15 kW». Una semana después tiene tres precios de tres productos distintos: un IE3 de 2 polos, un IE4 de 4 polos y un B35 con brida y sondas PTC. Las tres ofertas son correctas a su manera: cada proveedor completó los huecos con sus propias suposiciones. El resultado es una segunda ronda de ofertas o, peor, descubrir tras el pedido que la oferta más barata correspondía a un motor que nadie quería.

Una solicitud de oferta no es una pregunta al proveedor, sino la descripción por escrito de lo que se va a comprar. Bien preparada, trae una oferta útil a la primera y permite comparar de verdad las respuestas de distintos proveedores. Veamos cómo estructurarla, qué cambia según el tipo de solicitud y qué líneas comerciales se olvidan con más frecuencia.

Primero, el tipo de solicitud

• Sustitución uno por uno: quiere el mismo motor que uno en servicio o averiado. Lo más valioso es la placa actual y las medidas de montaje; el trabajo del proveedor es encontrar el equivalente.
• Máquina nueva o compra repetitiva: como fabricante de maquinaria comprará el mismo motor cada mes. Importan la repetibilidad, el volumen anual y el ritmo de entregas más que un precio puntual.
• Proyecto con muchas partidas: decenas de motores de distintos tamaños para una planta, una línea o una licitación. Aquí lo esencial es el orden de la lista: una columna que falte genera preguntas en todas las líneas.

Indicar el tipo en la primera línea ayuda al proveedor a asignar la solicitud a la persona adecuada y a responder en el formato correcto.

La línea técnica: un motor, una línea

Cada partida debe describir el motor lo suficiente para que el proveedor lo elija sin preguntar: potencia, velocidad o polos, tensión de red y tipo de arranque, forma de montaje, carcasa o eje, clase de rendimiento y entorno. Qué ocurre en planta cuando falta alguno de estos datos lo explicamos en qué revisar antes de comprar un motor eléctrico; lo importante aquí es escribirlos en el mismo orden en todas las partidas. Por ejemplo:

Partida 3 – 2 uds. – 11 kW, 4 polos, IE3, red de 400 V, arranque estrella-triángulo (bobinado 400/690 V), B3 con patas, IP55, caja de bornes arriba – aplicación: bomba centrífuga en sala cerrada.

Basta una palabra sobre la aplicación (bomba, ventilador, cinta, trituradora) para que el proveedor detecte una incoherencia, como una carcasa ligera de aluminio pedida para una trituradora, y la consulte.

Documentos adjuntos

• En una sustitución: foto legible de la placa, foto general donde se vea la posición de la caja de bornes y medidas de eje y brida; si la placa no se lee, las propias medidas.
• En una máquina nueva: la especificación de motor o el plano de montaje del fabricante, sobre todo la hoja con brida y eje.
• En un proyecto: la lista de motores en una hoja de cálculo aparte, la especificación técnica si existe y la relación de documentos exigidos.

Si hay varias partidas, nombre cada archivo con la partida a la que pertenece: siete fotos llamadas «IMG_4521» obligan al proveedor a adivinar.

Las líneas comerciales, que mueven el precio tanto como la técnica

• Cantidad y modalidad de compra: pedido único, volumen anual o entregas parciales. En compras repetitivas, una estimación anual ayuda también al proveedor a planificar stock.
• Fecha necesaria: escriba una fecha en lugar de «urgente». Puede que tenga que elegir entre un motor que sale del stock y otro que hay que fabricar; lo tratamos en entrega desde stock o pedido de fabricación.
• Lugar de entrega: en fábrica o en obra, y si hay medios de descarga.
• Documentación: informes de ensayo, declaración de conformidad o planos acotados deben pedirse desde el principio; si se piden después, pueden retrasar la entrega.
• Alternativas aceptadas: si no existe el motor exacto, qué diferencias admite (IE4 en lugar de IE3, B35 en lugar de B3). Esta línea decide si el proveedor propone un equivalente.
• Datos de facturación: razón social y destinatario de la oferta.

Solicitudes con muchas partidas

En un proyecto grande, una hoja de cálculo funciona mucho mejor que el cuerpo de un correo. Columnas útiles: número de partida, ubicación o máquina, cantidad, potencia, polos, clase de rendimiento, tensión y arranque, montaje, grado IP, opciones (PTC, resistencia, etc.), aplicación y observaciones. Tres reglas ahorran mucho tiempo:

• Agrupe en una sola partida los motores iguales usados en distintos puntos y anote las ubicaciones.
• Escriba «desconocido» o «a proponer» en lugar de dejar celdas vacías; una celda vacía se rellena con suposiciones.
• Marque en una columna propia los motores que funcionarán con variador.

Esa misma lista es la base del presupuesto; vea presupuesto de compra de motores eléctricos.

Ofertas comparables

Envíe a todos los proveedores la misma solicitud, los mismos adjuntos y la misma hoja; si aclara algo por teléfono a uno, comuníquelo por escrito a los demás. Al recibir las ofertas, compruebe cada línea frente a su solicitud: puede que un proveedor haya cambiado una partida por un equivalente, dejado fuera un accesorio o supuesto otra condición de entrega. Para revisar oferta y proforma línea a línea, consulte cómo leer una proforma de motor.

Conclusión

La rapidez y la exactitud de una oferta de motor dependen sobre todo de la solicitud. Indicar su tipo, describir cada partida en el mismo orden, vincular los adjuntos a las partidas y completar las líneas comerciales suele bastar para que la primera respuesta sea aprovechable. Para pedir oferta a HEM Motor puede enviar su lista o las fotos de placa desde nuestra página de contacto; el stock disponible y el plazo se indican junto con la oferta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pedir oferta si no conozco todos los datos del motor?

Sí, pero escriba «desconocido» o «a proponer» en los campos que falten en lugar de dejarlos vacíos, y describa la aplicación. Así el proveedor puede preguntar lo necesario o hacer una propuesta razonada en vez de suponer.

¿Cómo se envía correctamente una misma solicitud a varios proveedores?

Mande a todos el mismo texto, la misma hoja y los mismos adjuntos, y comparta por escrito con todos cualquier aclaración posterior. De lo contrario, cada oferta cotizará un producto distinto y la comparación perderá sentido.

¿Debo indicar si acepto equivalentes?

Conviene hacerlo, porque cuando el producto exacto no está disponible el proveedor usa esa línea para decidir si propone una alternativa. Precisar qué diferencias acepta, como clase de rendimiento, montaje o material de carcasa, evita correos innecesarios.

¿Qué debe añadir una solicitud de compra repetitiva?

La cantidad anual estimada, el tamaño de los lotes y la frecuencia de entrega. También es importante exigir que cada lote mantenga las mismas medidas y características, preferiblemente con un plano de referencia.