Cómo leer la proforma y la oferta de un motor eléctrico: revisión línea a línea antes de pagar

La factura proforma suele llegar acompañada de una petición de pago: si la aprueba y abona el anticipo, el motor pasa a fabricación o a expedición. Ese es justo el momento de leer cada línea, porque una vez hecho el pago corregir un dato que falta cuesta tiempo y capacidad de negociación. La potencia puede estar bien, pero si el montaje, la tensión o el lugar de entrega son erróneos o no aparecen, se ha comprado el producto equivocado al precio correcto.

Oferta, proforma y confirmación de pedido no son lo mismo

• Oferta: propuesta de precio del vendedor con unas condiciones y un plazo de validez. Todavía se puede negociar.
• Factura proforma: resumen en formato de factura de un pedido a punto de cerrarse. Se usa para anticipos, cartas de crédito o trámites de importación. No es una factura fiscal: no se contabiliza ni sirve para deducir el IVA.
• Confirmación de pedido: documento en el que el vendedor acepta el pedido y se compromete a entregarlo en las condiciones indicadas.

La regla para el comprador es sencilla: cada línea de la proforma debe coincidir con la oferta aceptada. Si la oferta decía B35 y la proforma dice B3, hay que detectarlo antes de pagar.

La cabecera: quién, a quién y cuándo

Arriba figuran vendedor y comprador, datos fiscales, número de documento, fecha y validez. Lo primero que conviene revisar es la fecha y el plazo de validez. Como el cobre y el tipo de cambio se mueven, las ofertas de motores suelen tener validez corta, y actualizar el precio de una oferta caducada es normal. Si la dirección de facturación y la de entrega no coinciden, deben aparecer las dos.

Las líneas de producto: describir bien el motor

Cada línea debe describir el motor de forma que no pueda confundirse con otro. Una línea bien redactada incluye:

1. Potencia en kW y número de polos o velocidad
2. Clase de eficiencia (IE3, IE4 o IE5)
3. Tensión y conexión (230/400 V o 400/690 V) y frecuencia (50 Hz)
4. Material y tamaño de carcasa
5. Forma de montaje (B3, B5, B14, B34, B35 o posiciones verticales)
6. Grado IP y clase de aislamiento
7. Extras como sondas PTC o PT100, resistencia anticondensación o color especial
8. Cantidad, precio unitario y total de línea

Si la línea solo dice «motor de 15 kW», el documento está incompleto: pida que se complete o, como mínimo, adjunte la especificación técnica de la oferta como referencia. Qué datos conviene fijar desde el principio se explica en datos necesarios para pedir una oferta.

El pie del documento: condiciones comerciales

IVA y moneda

Debe quedar claro si el precio incluye IVA y, en ofertas en divisa, qué tipo de cambio se aplica y de qué fecha. Antes de comparar una oferta en moneda local sin IVA con otra en divisa con IVA, hay que llevarlas a la misma base.

Condiciones de entrega y transporte

En fábrica, en almacén, en destino o, en ventas internacionales, un código Incoterms: esta línea decide quién paga el transporte y quién asume el riesgo. También debe indicar si el porte está incluido y el tipo de embalaje (caja, palé, jaula). Para la recepción es útil la lista de comprobación de daños de transporte.

Plazo

«Desde stock» y «X semanas desde la confirmación» son compromisos muy distintos. La disponibilidad y el plazo deben figurar de forma explícita; «lo antes posible» no sirve para planificar. La diferencia se explica en entrega desde stock o pedido de fabricación.

Forma de pago

Pago anticipado, anticipo y resto, pago aplazado o carta de crédito cambian el valor real de la oferta. Dos ofertas con el mismo importe no son equivalentes si una da 60 días para pagar.

Garantía y documentación

Cómo se define la garantía y qué documentos acompañan al motor (declaración de conformidad, informe de ensayo) debe constar por escrito. Si faltan plazo y alcance, pregunte; lo tratamos en qué cubre la garantía de un motor.

Igualar dos ofertas antes de compararlas

Supongamos que la oferta A parece más barata que la B. Para compararlas con justicia hay que ponerlas en las mismas líneas:

• Eficiencia: IE3 en A e IE4 en B no son el mismo producto.
• Montaje y extras: B3 sin sondas frente a B35 con PTC es una diferencia de alcance.
• Transporte: si A es en fábrica y B en destino, sume el porte a A.
• Impuestos y moneda: misma divisa y misma situación de IVA.
• Pago y plazo: valórelos según su tesorería y su planificación.

Una vez igualadas, la diferencia suele reducirse y a veces se invierte. Si queda una diferencia real, qué determina el precio de un motor eléctrico explica de dónde suele salir.

Antes de pagar

Debería poder responder que sí a todo esto: ¿las líneas coinciden con la oferta aceptada?, ¿los datos técnicos encajan con la máquina y la red?, ¿están claros IVA, moneda y cambio?, ¿están definidos entrega, dirección y transporte?, ¿figura el plazo?, ¿constan garantía y documentos? Si alguna línea está vacía, pida que se complete por escrito antes del pago. Para una oferta completa de motores eléctricos estándar o una revisión de la proforma que ya tiene, contacte con nosotros.

Preguntas frecuentes

¿Aprobar una factura proforma me obliga a comprar?

La proforma no es una factura fiscal, pero aprobarla y pagar el anticipo suele interpretarse como aceptación del pedido. Por eso conviene comprobar que todas las líneas coinciden con la oferta antes de firmar o transferir.

¿Por qué el precio de la proforma puede no coincidir con el de la oferta?

Si la oferta ha caducado, si ha cambiado la cantidad o la configuración, o si se han movido el cambio y el precio de los materiales, el importe puede actualizarse. El motivo debe indicarse por escrito en la proforma o en un anexo.

La oferta no dice si el IVA está incluido, ¿cómo la interpreto?

Lo mejor es pedir al vendedor que lo confirme por escrito en lugar de suponerlo. En productos industriales el precio suele darse sin IVA, pero hay que tenerlo claro antes de comparar ofertas.

¿Qué pasa si la oferta no indica el lugar de entrega?

En ese caso el coste del transporte y el riesgo durante el traslado quedan sin definir. Para evitar cargos imprevistos en la expedición, las condiciones y la dirección de entrega deben figurar claramente en la proforma.