Как читать проформу-счёт и коммерческое предложение на электродвигатель: построчная проверка перед оплатой

Проформа-счёт чаще всего приходит вместе с указанием об оплате: «Если подтверждаете, внесите аванс, и мы запустим производство или отгрузку». Именно в этот момент необходимо прочитать каждую строку документа, поскольку исправление недочёта в какой-либо строке после оплаты стоит и времени, и переговорной позиции. Мощность двигателя может быть указана верно, но если монтажное исполнение, напряжение или место поставки указаны неверно или не указаны, вы покупаете не тот продукт по правильной цене.

Коммерческое предложение, проформа-счёт и подтверждение заказа — не один и тот же документ

Эти три документа часто подменяют друг друга, однако у каждого своя функция:

• Коммерческое предложение: ценовое предложение продавца на определённых условиях и на определённый срок. Позиции и условия ещё открыты для переговоров.
• Проформа-счёт: сводка готовящегося к окончательному оформлению заказа в форме счёта. Обычно запрашивается для внесения аванса, открытия аккредитива или для импортных процедур. Не является фискальным счётом и не используется для бухгалтерского учёта и вычета НДС.
• Подтверждение заказа: документ, которым продавец письменно подтверждает, что принял заказ и выполнит поставку на указанных условиях.

Для покупателя правило простое: каждая строка проформы должна совпадать с утверждённым коммерческим предложением. Любое расхождение, например монтажное исполнение B35 в предложении, превратившееся в B3 в проформе, следует выявить до оплаты.

Верхняя часть документа: кто, кому, когда

В заголовке документа указываются наименования продавца и покупателя, налоговые данные, номер документа, дата и срок действия. В первую очередь следует смотреть на дату и срок действия. Поскольку цена меди и курс валют подвижны, коммерческие предложения на двигатели чаще всего действуют короткий срок. При оформлении заказа по предложению с истёкшим сроком обновление цены — обычное дело, и это не означает недобросовестности продавца.

Наименование и адрес покупателя также следует внимательно проверить. Если адрес для выставления счёта и адрес доставки различаются, указание в проформе обоих адресов по отдельности предотвращает путаницу при отгрузке.

Строки позиций: данные, описывающие двигатель

Каждая строка позиции должна описывать двигатель настолько чётко, чтобы его нельзя было спутать с другим двигателем. В хорошо составленной строке позиции содержатся следующие данные:

1. Мощность (кВт) и число полюсов или частота вращения
2. Класс энергоэффективности (IE3, IE4 или IE5)
3. Напряжение и схема подключения (230/400 V или 400/690 V), а также частота (50 Hz)
4. Материал корпуса и номер габарита
5. Монтажное исполнение (B3, B5, B14, B34, B35 или вертикальные положения)
6. Степень защиты и класс изоляции
7. Дополнительные опции, если есть: датчик PTC или PT100, антиконденсатный подогреватель, специальный цвет окраски
8. Количество, цена за единицу и сумма по строке

Если в строке указано только «двигатель 15 кВт», документ неполный. В этом случае есть два пути: попросить продавца дополнить строку или хотя бы приложить к проформе в качестве ссылки технические характеристики, указанные в коммерческом предложении. Какие технические данные следует предоставить с самого начала, мы перечислили в статье данные, предоставляемые при запросе коммерческого предложения.

Нижняя часть документа: коммерческие строки

Нижняя часть документа не менее определяющая, чем цена двигателя, но читают её реже всего.

НДС и валюта

Должно быть чётко указано, указана ли цена без НДС или с НДС. В предложениях в иностранной валюте также следует указать, по курсу на какую дату будет производиться оплата. При сравнении двух предложений, если одно указано в TL без НДС, а другое — в валюте с НДС, сначала их необходимо привести к одной базе.

Условия поставки и доставка

«Франко-завод», «франко-склад», «с доставкой по адресу покупателя» или, в международных продажах, коды Incoterms определяют, на ком лежат транспортные расходы и риски. В этой строке уточняется, включена ли доставка в цену, и вид упаковки (картон, поддон, ящик). Для проверок при приёмке поможет контрольный список повреждений при транспортировке.

Срок поставки

Важно, указан ли срок поставки как «со склада» или формулировкой вроде «X недель с момента подтверждения заказа». Наличие на складе и срок поставки должны быть чётко указаны в предложении; формулировок вроде «в кратчайшие сроки» недостаточно для планирования. Логику поставки стандартных и специальных двигателей мы описали в статье о поставке со склада или производственном заказе.

Условия оплаты

Такие варианты, как предоплата, аванс и остаток, отсрочка платежа или аккредитив, могут влиять на цену. Предложение с отсрочкой и предложение с предоплатой, даже показывая одну и ту же сумму, не равноценны.

Гарантия и документы

Должно быть письменно указано, как определены условия гарантии и какие документы (например, декларация о соответствии, протокол испытаний) будут предоставлены вместе с двигателем. Если срок и объём не указаны, о них следует спросить; эту тему мы отдельно рассмотрели в статье что покрывает гарантия.

Сравнение двух предложений после приведения к сопоставимому виду

Допустим, поступило два предложения: предложение A выглядит дешевле. Чтобы сравнение было справедливым, оба предложения необходимо разложить по одинаковым строкам:

• Класс энергоэффективности: если в A указан IE3, а в B — IE4, сравнивается не один и тот же продукт.
• Монтажное исполнение и опции: если в A — B3 и без датчика, а в B — B35 и с PTC, разница обусловлена объёмом поставки.
• Доставка: если в A — франко-завод, а в B — с доставкой по адресу покупателя, к A следует прибавить стоимость доставки.
• Налоги и валюта: оба предложения следует привести к одной валюте и одному статусу НДС.
• Оплата и срок поставки: разницу в отсрочке и сроке поставки следует оценивать с учётом денежного потока предприятия и производственного плана.

После такого приведения разница чаще всего уменьшается, а иногда и меняется на противоположную. Если оставшаяся разница действительно обусловлена самим продуктом, причины вы подробно найдёте в статье факторы, влияющие на цену электродвигателя.

Последняя проверка перед оплатой

Перед подтверждением проформы вы должны иметь возможность ответить «да» на следующие вопросы: совпадают ли строки позиций с утверждённым предложением? Соответствуют ли технические данные машине и сети? Ясно ли указаны НДС, валюта и курс? Определены ли условия поставки, адрес и доставка? Указан ли письменно срок поставки? Указаны ли условия гарантии и документов? Если одна из этих строк пуста, её письменное дополнение предотвращает разногласия после оплаты. По вопросам полного коммерческого предложения на стандартные электродвигатели или проверки имеющейся проформы вы можете связаться с нами.

Часто задаваемые вопросы

Обязывает ли меня подтверждение проформы-счёта к заказу?

Проформа не является фискальным счётом, однако подтверждение по ней и внесение аванса обычно означают принятие заказа. Поэтому перед подтверждением необходимо убедиться, что все строки соответствуют коммерческому предложению.

Почему цена в проформе может отличаться от коммерческого предложения?

Цена может быть обновлена, если истёк срок действия предложения, изменились количество или конфигурация либо изменились курс и цены на сырьё. Причина разницы должна быть письменно указана в проформе или в приложении к ней.

Как трактовать цену, если в предложении не указано «без НДС»?

Вместо того чтобы оставлять неясность, правильнее всего запросить у продавца письменное подтверждение. На промышленную продукцию цены чаще всего указываются без НДС, однако перед сравнением это необходимо уточнить.

Что, если в предложении не указано место поставки?

В предложении без указания места поставки расходы на доставку и транспортный риск не определены. Чтобы на этапе отгрузки не возникло дополнительных расходов, условия поставки и адрес должны быть чётко указаны в проформе.