Как подготовить запрос коммерческого предложения на электродвигатель? Чёткое и сопоставимое предложение с первого раза

Снабженец, который в понедельник утром запросил у трёх поставщиков предложение на «4 двигателя по 15 кВт», через неделю находит на столе цены на три разных изделия: один 2-полюсный IE3, другой 4-полюсный IE4, третий — B35 фланцевый с PTC. Все три предложения верны; каждый поставщик заполнил недостающие строки по своему предположению. Результат — либо второй раунд запросов, либо выяснение уже после заказа, что предложение с самой низкой ценой на самом деле касается ненужного двигателя.

Запрос предложения — это не вопрос поставщику, а письменное описание приобретаемой продукции. Хорошо подготовленный запрос и приносит чёткое предложение с первого ответа, и позволяет сопоставить ответы разных поставщиков. Ниже мы рассматриваем, как построить запрос, что важнее всего в зависимости от типа запроса, и коммерческие строки, о которых часто забывают.

Сначала определите тип запроса

На практике запросы предложений на двигатели делятся на три типа, и в каждом наиболее важна разная информация:

• Прямая замена: вы хотите такой же двигатель вместо работающего или вышедшего из строя. Самая ценная информация — табличка существующего двигателя и присоединительные размеры к машине. Задача поставщика — найти аналог.
• Новая машина или серийная закупка: как производитель машин вы ежемесячно будете покупать определённое количество одного и того же двигателя. Здесь важнее не разовая цена, а неизменная повторяемость продукции, годовой объём и порядок поставок.
• Многопозиционный проект: десятки двигателей разной мощности и типов для предприятия, линии или тендера. В таких запросах главное — структура перечня; один недостающий столбец порождает вопросы по всем позициям.

Указание типа запроса в первой строке позволяет поставщику подготовить ответ правильно и направить его нужному специалисту.

Техническая строка: описание двигателя в одну строку

Каждая позиция должна содержать описание, по которому поставщик может подобрать изделие без дополнительных вопросов. Основу такого описания составляют мощность, частота вращения или число полюсов, напряжение сети и способ пуска, монтажное исполнение, габарит или размер вала, класс энергоэффективности и условия эксплуатации. К чему на объекте приводит отсутствие каждого из этих сведений, мы на примерах рассказали в статье на что обратить внимание при покупке электродвигателя; здесь важно указывать их в каждой позиции в одном и том же порядке.

Пример строки может выглядеть так:

Позиция 3 – 2 шт. – 11 кВт, 4 полюса, IE3, сеть 400 V, пуск «звезда-треугольник» (обмотка 400/690 V), B3 на лапах, IP55, клеммная коробка сверху – применение: центробежный насос, закрытое насосное помещение.

Полезно указать применение хотя бы одним словом: насос, вентилятор, конвейер, дробилка. С этой информацией поставщик может заметить упущенное в запросе несоответствие (например, лёгкий алюминиевый корпус для дробилки) и уточнить у вас.

Вложения: документы, подкрепляющие описание

Документы, прилагаемые к запросу, зависят от его типа:

• При прямой замене: чёткая фотография таблички, общая фотография двигателя (так, чтобы было видно расположение клеммной коробки), размеры вала и фланца. Если табличка не читается — сами размеры.
• Для новой машины: спецификация двигателя от производителя машины или монтажный чертёж, особенно страница с размерами фланца и вала.
• Для проекта: перечень двигателей отдельным табличным файлом; при наличии — техническое задание и перечень требуемых документов.

Если позиций несколько, принадлежность фотографий к позиции следует указывать в имени файла. Запрос с семью фотографиями под именем «IMG_4521» вынуждает поставщика гадать.

Коммерческие данные: строки, которые влияют на цену не меньше технических

Каким бы полным ни было техническое описание, без следующих строк коммерческие предложения всё равно нельзя будет сравнить:

• Количество и порядок закупки: Разовая закупка, определённое количество в год или поставка партиями? При серийной закупке указание ориентировочного годового объёма влияет и на складское планирование поставщика.
• Требуемый срок: Вместо «срочно» укажите дату. Возможно, придётся выбирать между двигателем, который можно сразу отгрузить со склада, и двигателем, который пойдёт в производство; это различие мы разобрали в статье о поставке со склада и производственном заказе.
• Место и условия поставки: Поставка с завода или на строительную площадку? Есть ли возможность разгрузки?
• Требуемые документы: Если нужны такие документы, как протокол испытаний, декларация соответствия, габаритный чертёж, их следует указать в запросе; документ, запрошенный позже, может задержать поставку.
• Допустимость альтернативы: Если точно такого же изделия нет, какое отличие вы готовы принять? Например, IE4 вместо IE3 или B35 вместо B3. Эта строка определяет, будет ли поставщик предлагать аналог.
• Данные для счёта и оплаты: Наименование компании и на чьё имя должно быть подготовлено коммерческое предложение.

Оформление списка в запросах с большим количеством позиций

В проекте с десятками позиций использование таблицы вместо описания запроса в тексте электронного письма упрощает работу и вам, и поставщику. Практичная таблица содержит следующие столбцы: № позиции, место установки или машина, количество, мощность, число полюсов, класс энергоэффективности, напряжение и способ пуска, монтажное исполнение, степень защиты, дополнительное оснащение (PTC, нагреватель и т. д.), применение, примечание.

Несколько правил оформления экономят много времени:

• Если один и тот же двигатель используется в разных местах, объедините его в одну позицию, а места установки укажите в столбце примечаний.
• В незаполненной ячейке напишите «неизвестно» или «ожидается предложение»; пустую ячейку поставщик заполнит по собственному предположению.
• Если часть двигателей в проекте будет работать с преобразователем частоты, отметьте это в отдельном столбце.

Список одновременно является основой бюджетного расчёта; переход от перечня двигателей к плану затрат описан в статье бюджет на электродвигатели.

Получение сопоставимых коммерческих предложений

Если вы запрашиваете предложения у нескольких поставщиков, отправьте всем один и тот же запрос с одинаковыми вложениями и одинаковой таблицей. Если вы сообщили одному поставщику дополнительную информацию по телефону, передайте те же сведения остальным в письменном виде. Когда предложения поступят, проверьте по каждой позиции, соответствует ли каждое из них вашему запросу: поставщик мог заменить позицию аналогом, не включить какой-либо аксессуар или указать другие условия поставки. Порядок проверки при построчном чтении полученного коммерческого предложения и проформы-счёта приведён в статье как читать проформу и коммерческое предложение.

Заключение

Скорость и точность коммерческого предложения на двигатель во многом зависят от качества запроса. Указать тип запроса, описать каждую позицию в одном и том же порядке, сопоставить вложения с позициями и не оставлять коммерческие строки пустыми — самый короткий путь к получению пригодного предложения с первого ответа. Чтобы получить коммерческое предложение от HEM Motor, вы можете направить подготовленный список или фотографии заводских табличек через страницу контактов; наличие на складе и срок поставки сообщаются вместе с предложением.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я запросить коммерческое предложение, если не знаю некоторых характеристик двигателя?

Да, но вместо того чтобы оставлять неизвестные поля пустыми, прямо напишите «неизвестно» или «ожидается предложение» и опишите применение. Тогда поставщик не будет строить предположения, а задаст вам вопрос или предложит обоснованный вариант.

Есть ли правильный способ отправить один и тот же запрос нескольким поставщикам?

Отправьте всем одинаковый текст, одинаковую таблицу и одинаковые вложения; любую дополнительную информацию, которую вы сообщаете позже, также передавайте всем поставщикам в письменном виде. В противном случае полученные предложения будут оценивать разные изделия, и сравнение потеряет смысл.

Нужно ли указывать в запросе, что я согласен на аналог?

Это рекомендуется, поскольку именно из этой строки поставщик понимает, предлагать ли альтернативу, если точно такое же изделие сразу найти не удаётся. Чёткое указание допустимых отличий (класс энергоэффективности, монтажное исполнение, материал корпуса и т. п.) избавляет от лишней переписки.

Что я должен указать при серийной закупке в отличие от разового запроса?

Следует указать ориентировочное годовое количество, размеры партий и периодичность поставок. Кроме того, важно отметить, что изделие в каждой партии должно поставляться с одинаковыми размерами и характеристиками, при наличии — с приложением эталонного чертежа.