Come preparare una richiesta di offerta per motori elettrici: un'offerta chiara e confrontabile al primo colpo

Un buyer che un lunedì mattina chiede a tre fornitori un'offerta per "4 motori da 15 kW" si ritrova una settimana dopo sulla scrivania i prezzi di tre prodotti diversi: un IE3 a 2 poli, un IE4 a 4 poli e un terzo con flangia B35 e PTC. Tutte e tre le offerte sono corrette; ogni fornitore ha completato le righe mancanti con le proprie ipotesi. Il risultato è un secondo giro di offerte oppure la scoperta, dopo l'ordine, che l'offerta più bassa riguardava in realtà un motore non richiesto.

La richiesta di offerta non è una domanda rivolta al fornitore, ma la descrizione scritta del prodotto da acquistare. Una richiesta ben preparata porta a un'offerta chiara già alla prima risposta e rende confrontabili le risposte di fornitori diversi. Di seguito vediamo come impostare la richiesta, cosa conta di più in base al tipo di richiesta e quali righe commerciali vengono spesso dimenticate.

Definisca prima il tipo di richiesta

Nella pratica le richieste di offerta per motori si dividono in tre tipi e in ciascuno l'informazione più critica è diversa:

• Sostituzione uno a uno: desidera lo stesso motore al posto di uno in funzione o guasto. L'informazione più preziosa è la targa del motore esistente insieme alle dimensioni di collegamento alla macchina. Il compito del fornitore è trovare l'equivalente.
• Nuova macchina o acquisto in serie: come costruttore di macchine acquisterà ogni mese un certo numero dello stesso motore. Qui, più del prezzo singolo, contano la ripetibilità del prodotto senza variazioni, la quantità annua e il programma di consegna.
• Progetto con molte voci: decine di motori di potenze e tipi diversi per un impianto, una linea o una gara. In queste richieste il tema principale è l'organizzazione dell'elenco; una sola colonna mancante genera domande su tutte le voci.

Indicare il tipo nella prima riga della richiesta consente al fornitore di preparare la risposta nella forma giusta e di affidarla alla persona giusta.

La riga tecnica: descrivere un motore in una sola riga

Ogni voce motore deve contenere una descrizione che permetta al fornitore di scegliere il prodotto senza ulteriori domande. L'ossatura di questa descrizione sono potenza, giri o numero di poli, tensione di rete e metodo di avviamento, forma costruttiva, grandezza o dimensioni dell'albero, classe di rendimento e ambiente di lavoro. Nell'articolo cosa considerare quando si acquista un motore elettrico abbiamo spiegato con esempi cosa comporta sul campo la mancanza di ciascuna di queste informazioni; qui l'importante è scriverle in ogni voce nello stesso ordine.

Una riga di esempio può essere questa:

Voce 3 – 2 pezzi – 11 kW, 4 poli, IE3, rete 400 V, avviamento stella-triangolo (avvolgimento 400/690 V), B3 con piedi, IP55, morsettiera in alto – applicazione: pompa centrifuga, locale pompe chiuso.

Indicare l'applicazione anche con una sola parola è utile: pompa, ventilatore, trasportatore, frantoio. Con questa informazione il fornitore può notare un'incongruenza sfuggita nella richiesta (ad esempio una carcassa leggera in alluminio per un frantoio) e chiederLe chiarimenti.

Allegati: i documenti a supporto della descrizione

I documenti da allegare alla richiesta variano in base al tipo:

• Nella sostituzione uno a uno: foto leggibile della targa, foto generale del motore (con l'orientamento della morsettiera visibile), dimensioni di albero e flangia. Se la targa non è leggibile, le quote stesse.
• Nella nuova macchina: il capitolato motore o il disegno di montaggio del costruttore della macchina, in particolare la pagina con le dimensioni di flangia e albero.
• Nel progetto: l'elenco motori come file tabellare separato; se disponibili, il capitolato tecnico e l'elenco dei documenti richiesti.

Se le voci sono più di una, il nome del file deve indicare a quale voce appartiene ogni foto. Una richiesta con sette foto chiamate "IMG_4521" costringe il fornitore a tirare a indovinare.

Dati commerciali: righe che incidono sul prezzo quanto quelle tecniche

Per quanto completa sia la descrizione tecnica, se mancano le righe seguenti l'offerta resta comunque non confrontabile:

• Quantità e modalità di acquisto: una tantum, una quantità annua definita o a lotti? Negli acquisti in serie indicare la quantità annua stimata influisce anche sulla pianificazione delle scorte del fornitore.
• Termine richiesto: scriva una data invece di "urgente". Potrebbe dover scegliere tra un motore spedibile subito da magazzino e uno da mettere in produzione; abbiamo trattato questa distinzione nell'articolo consegna da magazzino o ordine di produzione.
• Luogo e modalità di consegna: franco fabbrica o in cantiere? È possibile lo scarico?
• Documenti richiesti: se servono documenti come rapporto di prova, dichiarazione di conformità o disegno dimensionale, vanno indicati nella richiesta; un documento richiesto in seguito può ritardare la consegna.
• Accettazione di alternative: se non è disponibile esattamente lo stesso prodotto, quale differenza accetta? Ad esempio IE4 invece di IE3 o B35 invece di B3. Questa riga determina se il fornitore proporrà un equivalente.
• Dati di fatturazione e pagamento: ragione sociale e destinatario dell'offerta.

Organizzazione dell'elenco nelle richieste con molte voci

In un progetto con decine di voci, usare una tabella invece di scrivere la richiesta nel testo di un messaggio semplifica il lavoro sia a Lei sia al fornitore. Una tabella pratica comprende queste colonne: n. voce, posizione o macchina, quantità, potenza, poli, classe di rendimento, tensione e avviamento, forma costruttiva, grado di protezione, accessori (PTC, scaldiglia ecc.), applicazione, note.

Alcune regole di organizzazione fanno risparmiare molto tempo:

• Se usa lo stesso motore in posizioni diverse, lo raggruppi in un'unica voce e indichi le posizioni nella colonna note.
• Nelle celle senza dato scriva "non noto" o "si attende proposta"; una cella vuota viene compilata dal fornitore con un'ipotesi.
• Se nel progetto una parte dei motori funzionerà con inverter, lo segnali con una colonna apposita.

L'elenco è anche la base dello studio di budget; il passaggio dall'elenco motori al piano dei costi è descritto nell'articolo budget per motori elettrici.

Ottenere offerte confrontabili

Se richiede offerte a più fornitori, invii a tutti la stessa richiesta, con gli stessi allegati e la stessa tabella. Se per telefono ha fornito informazioni aggiuntive a un fornitore, le comunichi per iscritto anche agli altri. Quando arrivano le offerte, verifichi voce per voce che ciascuna corrisponda alla Sua richiesta: il fornitore potrebbe aver sostituito una voce con un equivalente, escluso un accessorio o indicato una diversa modalità di consegna. Per leggere riga per riga offerta e proforma ricevute, l'articolo come leggere proforma e offerta propone una sequenza di controllo.

Conclusione

Rapidità e precisione di un'offerta per motori dipendono in gran parte dalla qualità della richiesta. Indicare il tipo di richiesta, descrivere ogni voce con lo stesso schema, abbinare gli allegati alle voci e non lasciare vuote le righe commerciali è la via più breve per ricevere un'offerta utilizzabile già alla prima risposta. Per ricevere un'offerta da HEM Motor può inviare l'elenco preparato o le foto delle targhe tramite la nostra pagina contatti; disponibilità a magazzino e tempi di consegna vengono comunicati insieme all'offerta.

Domande frequenti

Posso chiedere un'offerta anche se non conosco alcune caratteristiche del motore?

Sì, ma invece di lasciare vuoti i campi sconosciuti scriva chiaramente "non noto" o "si attende proposta" e descriva l'applicazione. Così il fornitore, invece di fare ipotesi, Le farà domande o presenterà una proposta motivata.

Esiste un modo corretto di inviare la stessa richiesta a più fornitori?

Invii a tutti lo stesso testo, la stessa tabella e gli stessi allegati, e condivida per iscritto con tutti ogni informazione aggiuntiva fornita in seguito. Altrimenti le offerte riguarderanno prodotti diversi e il confronto perderà senso.

Devo indicare nella richiesta che accetto equivalenti?

È consigliabile, perché quando lo stesso prodotto non è subito disponibile il fornitore capisce da questa riga se proporre un'alternativa. Indicare chiaramente quali differenze accetta (classe di rendimento, forma costruttiva, materiale della carcassa ecc.) evita scambi di messaggi inutili.

Per un acquisto in serie, cosa devo scrivere in più rispetto a una richiesta una tantum?

Vanno indicati quantità annua stimata, dimensione dei lotti e frequenza di consegna. È inoltre importante specificare che il prodotto deve arrivare in ogni lotto con le stesse dimensioni e caratteristiche, allegando se possibile un disegno di riferimento.