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Ein Einkäufer, der an einem Montagmorgen bei drei Lieferanten ein Angebot über "4 Motoren mit 15 kW" anfragt, findet eine Woche später die Preise für drei verschiedene Produkte auf dem Tisch: einmal zweipolig IE3, einmal vierpolig IE4, das dritte mit B35-Flansch und PTC. Alle drei Angebote sind korrekt; jeder Lieferant hat die fehlenden Zeilen mit seinen eigenen Annahmen gefüllt. Das Ergebnis ist entweder eine zweite Angebotsrunde – oder man stellt nach der Bestellung fest, dass das günstigste Angebot eigentlich einen nicht gewünschten Motor betraf.
Eine Angebotsanfrage ist keine Frage an den Lieferanten, sondern die schriftliche Beschreibung des zu kaufenden Produkts. Eine gut vorbereitete Anfrage bringt beim ersten Rücklauf ein klares Angebot und macht die Antworten verschiedener Lieferanten vergleichbar. Im Folgenden zeigen wir, wie eine Anfrage aufgebaut wird, was je nach Anfrageart im Vordergrund steht und welche kaufmännischen Zeilen oft vergessen werden.
Legen Sie zuerst die Art der Anfrage fest
Motoranfragen lassen sich in der Praxis in drei Arten einteilen, und bei jeder ist eine andere Angabe am wichtigsten:
- Eins-zu-eins-Austausch: Sie möchten einen laufenden oder ausgefallenen Motor durch einen identischen ersetzen. Die wertvollste Information sind das Typenschild am vorhandenen Motor und die Anschlussmaße an der Maschine. Aufgabe des Lieferanten ist es, das gleichwertige Modell zu finden.
- Neue Maschine oder Serienbeschaffung: Als Maschinenbauer kaufen Sie jeden Monat eine bestimmte Anzahl desselben Motortyps. Hier zählen weniger der einmalige Preis als die unveränderte Wiederholbarkeit des Produkts, die Jahresmenge und der Lieferrhythmus.
- Projekt mit vielen Positionen: Dutzende Motoren unterschiedlicher Leistung und Bauart für ein Werk, eine Linie oder eine Ausschreibung. Hier geht es vor allem um die Ordnung der Liste; eine einzige fehlende Spalte wirft bei allen Positionen Fragen auf.
Geben Sie in der ersten Zeile der Anfrage an, um welche Art es sich handelt; so kann der Lieferant die Antwort an die richtige Person geben und in der richtigen Form vorbereiten.
Die technische Zeile: einen Motor in einer Zeile beschreiben
Jede Motorposition sollte eine Beschreibung enthalten, mit der der Lieferant ohne Rückfragen ein Produkt auswählen kann. Das Gerüst dieser Beschreibung bilden Leistung, Drehzahl oder Polzahl, Netzspannung und Anlaufverfahren, Bauform, Baugröße oder Wellenmaß, Effizienzklasse und Einsatzumgebung. Wozu es vor Ort führt, wenn eine dieser Angaben fehlt, haben wir im Beitrag Worauf beim Kauf eines Elektromotors zu achten ist mit Beispielen erläutert; wichtig ist hier, sie bei jeder Position in derselben Reihenfolge anzugeben.
Eine Beispielzeile könnte so aussehen:
Position 3 – 2 Stück – 11 kW, 4-polig, IE3, Netz 400 V, Stern-Dreieck-Anlauf (Wicklung 400/690 V), Fußausführung B3, IP55, Klemmenkasten oben – Anwendung: Kreiselpumpe, geschlossener Pumpenraum.
Schon ein einziges Wort zur Anwendung hilft: Pumpe, Ventilator, Förderband, Brecher. Mit dieser Information kann der Lieferant eine übersehene Unstimmigkeit in der Anfrage (etwa ein leichtes Aluminiumgehäuse für einen Brecher) bemerken und bei Ihnen nachfragen.
Anlagen: Dokumente, die die Beschreibung stützen
Welche Dokumente der Anfrage beigefügt werden, hängt von der Anfrageart ab:
- Beim Eins-zu-eins-Austausch: ein gut lesbares Foto des Typenschilds, ein Gesamtfoto vom Motor (mit erkennbarer Ausrichtung des Klemmenkastens), Wellen- und Flanschmaße. Ist das Typenschild unleserlich, die Maße selbst.
- Bei einer neuen Maschine: die Motorspezifikation oder Montagezeichnung des Maschinenherstellers, insbesondere die Seite mit den Flansch- und Wellenmaßen.
- Im Projekt: die Motorenliste als separate Tabellendatei; falls vorhanden, die technische Spezifikation und die Liste der geforderten Dokumente.
Bei mehreren Positionen sollte über den Dateinamen erkennbar sein, zu welcher Position ein Foto gehört. Eine Anfrage mit sieben Fotos namens "IMG_4521" zwingt den Lieferanten zum Raten.
Kaufmännische Angaben: Zeilen, die den Preis so stark beeinflussen wie die technische Zeile
So vollständig die technische Beschreibung auch ist – fehlen die folgenden Zeilen, bleibt das Angebot dennoch unvergleichbar:
- Stückzahl und Beschaffungsrhythmus: einmalig, eine bestimmte Jahresmenge oder in Teillieferungen? Bei Serienbeschaffung beeinflusst die geschätzte Jahresmenge auch die Lagerplanung des Lieferanten.
- Gewünschter Termin: Schreiben Sie statt "dringend" ein Datum. Unter Umständen müssen Sie zwischen einem Motor, der sofort ab Lager versandt werden kann, und einem Motor aus der Fertigung wählen; diese Unterscheidung behandelt der Beitrag zu Lieferung ab Lager oder Fertigungsauftrag.
- Lieferort und -art: Lieferung ins Werk oder auf die Baustelle? Gibt es eine Entlademöglichkeit?
- Geforderte Dokumente: Werden Unterlagen wie Prüfbericht, Konformitätserklärung oder Maßzeichnung benötigt, sollten sie in der Anfrage stehen; nachträglich geforderte Dokumente können die Lieferung verzögern.
- Akzeptanz von Alternativen: Welche Abweichung akzeptieren Sie, wenn es kein identisches Produkt gibt? Zum Beispiel IE4 statt IE3 oder B35 statt B3. Diese Zeile bestimmt, ob der Lieferant ein gleichwertiges Alternativprodukt anbietet.
- Rechnungs- und Zahlungsangaben: Firmenname und an wen das Angebot adressiert werden soll.
