Leggere proforma e offerta di un motore elettrico: controllo riga per riga prima di pagare

La fattura proforma arriva spesso insieme a un'istruzione di pagamento: "Se conferma, versi l'acconto e avviamo la produzione o la spedizione." È proprio questo il momento di leggere ogni riga del documento, perché correggere una mancanza dopo il pagamento fa perdere sia tempo sia potere negoziale. La potenza del motore può essere indicata correttamente, ma se forma costruttiva, tensione o luogo di consegna sono errati o mancanti, si acquista il prodotto sbagliato al prezzo giusto.

Offerta, proforma e conferma d'ordine non sono lo stesso documento

Questi tre documenti vengono spesso usati l'uno al posto dell'altro, ma ciascuno ha una funzione diversa:

• Offerta: è la proposta di prezzo che il venditore formula a determinate condizioni e per un determinato periodo. Voci e condizioni sono ancora negoziabili.
• Fattura proforma: è il riepilogo, in forma di fattura, dell'ordine in via di definizione. Di solito è richiesta per il pagamento di un acconto, l'apertura di una lettera di credito o le pratiche di importazione. Non è una fattura fiscale e non si usa per la registrazione contabile né per la detrazione dell'IVA.
• Conferma d'ordine: è il documento con cui il venditore conferma per iscritto di aver accettato l'ordine e di consegnarlo alle condizioni indicate.

Per l'acquirente la regola è semplice: ogni riga della proforma deve essere identica a quella dell'offerta approvata. Una differenza, ad esempio una forma costruttiva B35 nell'offerta che nella proforma diventa B3, va individuata prima del pagamento.

La parte superiore del documento: chi, a chi, quando

Nell'intestazione del documento si trovano ragione sociale di venditore e acquirente, dati fiscali, numero del documento, data e periodo di validità. La prima cosa da guardare sono la data e la validità. Poiché il prezzo del rame e il cambio oscillano, le offerte di motori sono per lo più a breve scadenza. Se si ordina sulla base di un'offerta scaduta, è normale che il prezzo venga aggiornato e ciò non indica malafede del venditore.

Anche ragione sociale e indirizzo dell'acquirente vanno controllati con attenzione. Se l'indirizzo di fatturazione e quello di consegna sono diversi, indicarli entrambi separatamente nella proforma evita confusioni durante la spedizione.

Le righe delle voci: le informazioni che descrivono il motore

Ogni riga deve descrivere il motore in modo così chiaro da non poterlo confondere con un altro. Una riga ben scritta contiene queste informazioni:

1. Potenza (kW) e numero di poli o velocità
2. Classe di efficienza (IE3, IE4 o IE5)
3. Tensione e collegamento (230/400 V o 400/690 V) e frequenza (50 Hz)
4. Materiale e grandezza della carcassa
5. Forma costruttiva (B3, B5, B14, B34, B35 o posizioni verticali)
6. Grado di protezione e classe di isolamento
7. Eventuali accessori: sensore PTC o PT100, resistenza anticondensa, colore di verniciatura speciale
8. Quantità, prezzo unitario e totale di riga

Se nella riga c'è scritto solo "motore da 15 kW", il documento è incompleto. In questo caso ci sono due strade: chiedere al venditore di completare la riga o almeno allegare alla proforma, come riferimento, le caratteristiche tecniche indicate nell'offerta. Quali dati tecnici vanno forniti fin dall'inizio lo abbiamo elencato nell'articolo sulle informazioni da fornire per richiedere un'offerta.

La parte inferiore del documento: le righe commerciali

La parte inferiore del documento è determinante quanto il prezzo del motore, ma è quella che si legge meno.

IVA e valuta

Deve essere scritto chiaramente se il prezzo è IVA esclusa o inclusa. Nelle offerte in valuta estera va indicato anche a quale data di cambio verrà effettuato il pagamento. Se si confrontano due offerte, una in TL IVA esclusa e l'altra in valuta IVA inclusa, occorre prima portarle sulla stessa base.

Modalità di consegna e trasporto

"Franco fabbrica", "franco magazzino", "consegna all'indirizzo dell'acquirente" o, nelle vendite internazionali, i codici Incoterms stabiliscono a chi spettano il costo del trasporto e il rischio. In questa riga si chiariscono se il trasporto è incluso nel prezzo e il tipo di imballo (cartone, pallet, cassa). Per i controlli alla consegna è utile la checklist sui danni da trasporto.

Termine di consegna

È importante se il termine di consegna è indicato come "da magazzino" o con una formula come "X settimane dalla conferma d'ordine". Disponibilità e tempi di consegna devono essere scritti chiaramente nell'offerta; espressioni come "nel più breve tempo possibile" non bastano per pianificare. La logica di fornitura dei motori standard e speciali è spiegata nell'articolo consegna da magazzino o ordine di produzione.

Condizioni di pagamento

Opzioni come pagamento anticipato, acconto e saldo, pagamento dilazionato o lettera di credito possono incidere sul prezzo. Un'offerta con pagamento dilazionato e una con pagamento anticipato non hanno lo stesso valore, anche se riportano lo stesso importo.

Copertura post-vendita e documenti

Devono essere scritti come sono definite le condizioni di copertura post-vendita e quali documenti (ad esempio dichiarazione di conformità, rapporto di prova) vengono consegnati con il motore. Se durata e ambito non sono indicati, vanno chiesti; l'argomento è trattato a parte nell'articolo su cosa copre l'assistenza post-vendita.

Confrontare due offerte portandole sulla stessa base

Supponiamo di aver ricevuto due offerte e che l'offerta A sembri più bassa. Per un confronto corretto bisogna riportare entrambe sulle stesse righe:

• Classe di efficienza: se A indica IE3 e B indica IE4, non si sta confrontando lo stesso prodotto.
• Forma costruttiva e accessori: se A è B3 senza sensore e B è B35 con PTC, la differenza deriva dalla fornitura.
• Trasporto: se A è franco fabbrica e B è con consegna all'indirizzo dell'acquirente, ad A va aggiunto il costo del trasporto.
• Imposte e valuta: entrambe vanno convertite nella stessa valuta e nella stessa condizione IVA.
• Pagamento e termine: le differenze di dilazione e di tempi di consegna vanno valutate in base al flusso di cassa e al piano di produzione dell'azienda.

Fatta questa equiparazione, la differenza spesso si riduce e talvolta si inverte. Se la differenza residua dipende davvero dal prodotto, le cause sono spiegate in dettaglio nell'articolo sui fattori che influenzano il prezzo dei motori elettrici.

Ultimo controllo prima del pagamento

Prima di approvare la proforma dovrebbe poter rispondere "sì" a queste domande: le righe delle voci sono identiche all'offerta approvata? I dati tecnici sono adatti alla macchina e alla rete? IVA, valuta e cambio sono chiari? Modalità di consegna, indirizzo e trasporto sono definiti? Il termine di consegna è scritto? Le condizioni di copertura post-vendita e i documenti sono indicati? Se una di queste righe è vuota, farla completare per iscritto evita contestazioni dopo il pagamento. Per un'offerta completa di motori elettrici standard o per il controllo di una proforma esistente può contattarci.

Domande frequenti

Approvare la fattura proforma mi vincola all'ordine?

La proforma non è una fattura fiscale, ma l'approvazione e il pagamento dell'acconto su di essa equivalgono di solito all'accettazione dell'ordine. Per questo, prima di approvare, occorre accertarsi che tutte le righe siano coerenti con l'offerta.

Perché il prezzo della proforma può differire da quello dell'offerta?

Il prezzo può essere aggiornato se la validità dell'offerta è scaduta, se quantità o configurazione sono cambiate oppure se cambio e prezzi delle materie prime si sono mossi. Il motivo della differenza deve essere indicato per iscritto nella proforma o in un allegato.

Se nell'offerta non c'è scritto "IVA esclusa", come devo interpretare il prezzo?

Invece di lasciare il dubbio, la cosa più corretta è chiedere al venditore una conferma scritta. Per i prodotti industriali i prezzi sono per lo più indicati IVA esclusa, ma prima di un confronto questo va chiarito.

Cosa succede se nell'offerta non è indicato il luogo di consegna?

In un'offerta senza luogo di consegna il costo e il rischio del trasporto restano indefiniti. Perché in fase di spedizione non emergano costi aggiuntivi, modalità di consegna e indirizzo devono essere indicati chiaramente nella proforma.